Le defi de la transformation digitale des entreprises

« Il faut que tout change pour que rien ne change ! » ; cette phrase rendue célèbre par l’écrivain italien Giuseppe Tomasi di Lampedusa dans son roman « Le Guépard » (1959) prend aujourd’hui tout son sens. Petit à petit, le monde retourne au travail, mais avec toujours les mêmes questions de fond non résolues : Que dois-je faire ? Pourquoi le fais-je et quel sens donner à mon travail pour renforcer mon être? Comment aborder les défis qui se présentent à moi, que ce soit un contexte économico-social post COVID totalement nouveau ou bien une transformation digitale qui parait indispensable et à laquelle je dois m’adapter?

La COVID a mis en lumière la crise de conscience que nos sociétés traversent mais là encore, avec de nouvelles règles : on continue de travailler depuis la maison puisque les départements informatiques de nos entreprises ont fait des merveilles pour nous garder connectés, mais aussi parfois en reprenant le chemin de l’entreprise avec comme question centrale : « Et toi dans quel groupe es-tu, le rouge ou le bleu, le A ou le B ? ».

Le problème est profond et trouve une partie de son illustration dans ce que m’a dit, avec beaucoup de bon sens, un taxi à Barcelone en Juillet dernier : « Vous savez c’est bizarre. Nous avons beaucoup moins de travail, tout est comme suspendu…ça devait être comme ça après la guerre, sauf que là nous n’avons rien à reconstruire ! ». Il a raison et tort à la fois : Les périodes post-guerre (Guerre civile pour l’Espagne de 1936 à 1939 et 2eme guerre mondiale de 1939 à 1945 pour le reste de l’Europe) ont été des périodes de très forte croissance essentiellement tirées par la reconstruction physique des pays. Il suffit de revoir les images de certaines villes totalement détruites en Europe (Coventry, Essen, Dresde, Caen…) pour se rendre compte du travail qui restait à accomplir pour réédifier un monde nouveau, des villes, des infrastructures. Sauf que là, le taxi barcelonais met l’accent sur un point crucial : Il n’y a rien à rebâtir puisque rien n’est détruit ! Oui en apparence, qui comme tout le monde le sait, est souvent trompeuse car à y regarder de plus près, l’économie a basculé dans une nouvelle ère : celle de la digitalisation de nos vies et de notre travail. Est-ce pour notre bien ? La digitalisation prendra-t-elle en compte des critères de développement professionnels, personnels, sociaux, écologiques et de sens ?

En fait, la digitalisation de notre économie est déjà visible mais un peu comme un Iceberg, c’est en dessous que tout se passe ! Allons voir cela de plus près.

1 - La partie visible de l’iceberg ne fait plus rever !

Il semble que nous arrivions au bout d’un certain modèle économique! Celui dont nous voyons encore la pointe a toujours pour finalité la maximisation des résultats et son corollaire d’effets secondaires : (source 1)

• Epuisement du capital humain avec pour symptômes le manque de reconnaissance et de sens qui entraine le boom des 3 B: burn-out, bore-out, brown-out
• Epuisement des ressources de la planète: Le jour de dépassement fut l’an dernier le 29 Juillet 2019, soit près de 1,7 planètes pour satisfaire nos besoins de consommation
• Management top-down, peu de travaux en groupe pour stimuler l’intelligence collective et générer de nouvelles idées
• Travail en silo dû à une sur-structuration des entreprises, ce qui empêche d’avoir une vue d’ensemble de l’action commune et du sens porté par les équipes
• Investissement limité en formation pour accompagner les équipes à se préparer à demain, à travailler avec des outils digitaux, modernes et connectés

Mais sous cet icerbeg une véritable révolution est en marche: celle de la digitalisation des entreprises et des personnes. Tout a commencé au début du 21eme siècle avec l’apparition des smartphones et la facilité grandissante d’accès à l’information via Internet et les connexions à haut débit:

• Il n’a fallu que 10 ans pour que 90 % de la population américaine soit équipée d’un smartphone, mais seulement 5 ans pour qu’elle soit présente sur au moins un réseau social (Source 2)
• Depuis le lancement de Facebook en 2004 et en seulement 12 ans, les réseaux sociaux ont conquis le monde ! Quelques chiffres clés pour expliquer ce phénomène dans le monde (Source 3) :
• 50,4 % de la population mondiale a une connection internet
• 30% des humains communiquent régulièrement sur au moins 1 réseau social et 87,3% d’entre eux utilisent le mobile pour y accéder

Les entreprises ont commencé leur digitalisation en investissant principalement sur deux axes majeurs:

• ERP: Avoir un système d’information performant pour relier les différentes facettes de l’entreprise: Vente, logistique, finance…
• Les sites internets: Pour accéder au marché des ventes Online en plein essort. Quelques exemples de chiffres du marché Online en Espagne en 2019 (Source 4):
  • Croissance à deux chiffres du marché Online depuis plus de 10 ans
  • 4 millions d’espagnols entre 45 à 54 ans ont acheté au moins une fois Online en 2019. L’achat Online s’est fortement démocratisé au sein de toutes les tranches de population
  • Les espagnols achetant Online génèrent un panier moyen de 25 à 100€ pour 72% d’entre eux et supérieur à 100€ pour 14% d’entre eux

Cependant, il faut bien reconnaître que la COVID a été selon la formule “un mal pour un bien”, puisqu’en effet elle a provoqué une fantastique accélération de la digitalisation de nos sociétés dans son ensemble avec comme marqueur principal, le travail à distance qui a totalement explosé et est en train de changer le rapport même de la relation être humain / activité professionnelle. Les entreprises se voient obliger d’investir dans des programmes connectés permettant de travailler en groupe (type Sales Force ou Efficy; Système de visio-conférence comme Zoom, Teams…) pour répondre aux nouvelles attentes de leurs employés et à retrouver de la compétitivité dans le monde VICA d’aujourd’hui.

2 - Les 5 points clés pour réussir la transformation digitale de son entreprise:

Or, la première réflexion du chef d’entreprise doit porter sur la finalité de cette transformation: Il ne s’agit nullement de digitaliser l’entreprise pour favoriser l’accès à l’information depuis n’importe quel endroit (les ERP sont là pour ça), mais plutôt de la transformer en profondeur afin de l’adapter aux temps modernes en terme de compétitivité tout en répondant aux défis posés par l’arrivée d’une nouvelle génération d’employés…les millenials:

• Travailler d’accord…mais avec davantage de flexibilité, d’agilité dans l’accès à l’information
• Travailler d’accord…mais avec plus d’interaction entre les équipes afin de créer ensemble et non plus par département (silo) ou avec un management “top-down” trop dirigiste, de la valeur pour l’entreprise
• Travailler d’accord…mais en laissant davantage de place à la prise de risque individuelle et au désir d’auto-réalisation
• Travailler d’accord…mais en y trouvant du sens et du plaisir

Dans un article paru en Août 2019 (source 5), McKinsey nous éclairent sur les cinq points clés auxquels la transformation digitale doit répondre:

Point clé nº 1: Identifier et définir les points de frictions à corriger

Comment y parvenir? Investir dans le digital via des programmes sophistiqués et connectés ne doit surtout pas être réduit à l’instalation d’un outil informatique plus performant. Bien au contraire, la tâche première est d’établir un diagnostique clair de l’entreprise:

• Faire réfléchir un collectif de l’entreprise sur ses points forts via des réunions de groupe animées selon des principes d’exploration appréciative avec le processus 5D ( Define/Discover/Dream/Design/Deliver)
• Faire ressortir les points de frictions que l’on souhaite corriger, sachant qu’ils doivent être liés à la vision, aux valeurs de l’entreprise et non pas seulement à l’atteinte d’un resultat chiffré; le résultat, le combien, n’est que la résultante de la culture de l’entreprise, le comment

• Une fois les points forts et de frictions définis, cela nous donnera en partie la feuille de route pour la paramétrisation du programme digital

Point clé nº 2: Développer un outil digital qui favorise le travail en équipe et l’intelligence collective

Comment y parvenir? Recemment, nous avons eu un échange de fond avec un de mes clients sur la nécessité de faire davantage travailler les différents départements ensemble, d’avoir cette fameuse vision 360º et non pas rester seulement fixé sur son rôle, sur sa compétence. Tout le monde s’accorde pour dire que “le résultat de l’intelligence collective est toujours est bien supérieur à la somme du résultat de ses individualités”… mais alors pourquoi est-ce si difficile à mettre en place? En partie par la rétention des informations dûe à la culture du travail en silo, à la perte de sens.

Gary Nielson, Karla Martin et Elizabeth Powers, spécialistes en management et gestion des flux d’information, ont réalisé une étude (source 6) qui corrobore l’importance de l’accès à l’information dans la réussite d’une entreprise. Ils ont mis en évidence 4 forces relatives pour améliorer les résultats d’une stratégie d’entreprise (notation sur 100):

• Accès à l’information: 54
• Droit de décision: 50
• Motivation: 26
• Structure: 25

Et bien, bonne nouvelle! Les nouveaux programmes digitaux font justement la part belle au partage de l’information entre les différents départements et facilitent ainsi l’organisation du travail collectif et le droit à la décision via des applications d’accès et de partage des données, de visio-conférence… mais pour que cela fonctionne, il convient de bien paramétrer l’outil:

• Réunion avec les différents responsables de département pour définir toutes les interactions possibles à mettre en place pour développer avec succès la stratégie et la vision de l’entreprise
• Définir l’information exacte qui doit être partagée. Trop d’information tue l’information et pas assez ne résout rien! Trouver le juste milieu est un équilibre délicat mais nécessaire pour que l’outil digital soit efficacement utilisé
• Définir le niveau d’accès à l’information et à la prise de decision pour chaque employé

Point clé nº 3: Réorganiser les équipes pour gagner en agilité et les former aux nouveaux outils

Comment y parvenir? La mise en place seule d’un programme digital performant ne peut suffire à transformer l’entreprise et à la rendre plus compétitive. Pour y parvenir, il faudra ajuster les structures afin de renforcer l’agilité et la flexibilité que les nouveaux employés demandent, la transformation digitale facilitant comme nous l’avons vu plus haut, l’accès à l’information et à la prise de décision. Dès lors l’entreprise n’a plus besoin d’autant de sur-structure, mais plutôt de la “juste et bonne structure” pour développer le travail en équipe et entre département.

• Réfléchir avec les responsables de département, les RH et la Direction Générale à une structure simplifiée idéale pour profiter pleinement des capacités d’analyse et d’échange que la digitalisation permet

Point clé nº 4: Identifier les véritables sources de création de valeur pour l’entreprise

Comment y parvenir? C’est un des points les plus importants à prendre en compte car l’investissement dans ce type d’outil très performant, moderne, connecté et paramétrisable à souhait est souvent conséquent pour le chef d’entreprise. Dès lors, le retour sur investissement (ROI) est crucial et peut être rapide si les équipes ont bien identifié les principales sources de création de valeur. Quelques exemples de réflexions à avoir:

• Portefeuille produit et marchés que l’on souhaite développer en priorité? Combien cela pourrait générer de marge additionnelle?
• Quels sont les indicateurs clés (KPI) pour mesurer avec objectivité la réussite de la mise en place des actions?
• En quoi la digitalisation de l’entreprise a-t-elle permis de faire des économies et de générer de la valeur?

Point clé nº 5: Vérifier que la connection inter-département soit bien mise en place pour débloquer les situations

Comment y parvenir? La transformation digitale d’une entreprise n’est qu’un outil au service d’une vision, d’un positionnement, d’une stratégie, d’une culture du travail et de l’exigence. Le point nº5 met en avant la responsabilité des managers à bien se coordonner entre eux, à être dans la bonne adéquation (Voir mon blog de Septembre 2020 sur la stratégie d’entreprise). Plus que jamais, travailler en équipe sur des projets doit être porteur de sens et d’énergie, ce que justement ces programmes là facilitent.

3- Et que gagne l’humain avec cette transformation digitale?

Si nous croyons que le monde de demain sera différent et meilleur alors nous devons développer des outils modernes qui vont provoquer et accompagner cette transformation. Pour que la partie cachée de l’iceberg…soit finalement celle qui émerge et que l’on voit clairement.

Les entreprises qui ont déjà franchi le pas de l’investissement dans la transformation digitale prennent un avantage compétitif sur la concurrence. Bien conseillées et suivies lors du développement, de la mise en place et de la formation de leurs équipes sur ces nouveaux outils, leurs équipes travaillent mieux, avec plus d’efficacité, une analyse plus rapide des résultats, un partage de best-practices plus transparent et utile. La force du digital est sa puissance de convocation, la flexibilité dans son utilisation, sa vision 360º de l’entreprise. Tout le monde a accès à l’information, comme dans les réseaux sociaux, ce qui crée naturellement davantage d’interactions entres les employés. Au management de suivre et d’encadrer cette énergie positive, cette envie de s’auto-réaliser avec sens et exigence. La transformation digitale est aussi un vecteur de passion, d’émotion et d’envie.

Mais il y a un écueil à éviter : celui de tout vouloir digitaliser ! A priori, le travail à distance connecté depuis la maison, résout beaucoup de problème surtout en temps de pandémie et semble une solution idéale. Mais on en voit déjà le côté obscur…celui de l’asocialisation des employés, du repli sur soi. Le présenciel retrouve alors tout son sens et sa force : Celui de créer du lien humain, autour d’un café, d’une réunion de travail en groupe afin de favoriser la créativité, l’esprit de corps et d’équipe à travers l’échange. A l’entreprise de trouver le juste milieu… la juste « hybridation » entre le digital et le présenciel pour obtenir une solution innovante, différente tout en gardant l’essentiel : La marque, son sens et ses valeurs.

« Pour s'améliorer, il faut changer. Donc, pour être parfait, il faut avoir changé souvent. » Winston Churchill

Merci pour votre attention.

Sincères salutations.

Sources:

• Les 3 B: https://moodwork.co/blog/well-being/boreout-brownout/; Jour du dépassement: overshootday.org
• Donnéés équipement de la population US en mobile : Etude Asymco
• Données Internet et Réseaux sociaux: blogdumoderateur.com/50-chiffres-medias-sociaux-2016
• Estadisticas negocio Online en España en el 2020: https://es.statista.com/estadisticas/496422/ventas-del-comercio-electronico-b2c-en-espana
• McKinsey & Company: Decoding digital transformation in construction; August 20, 2019
• Gary Neilson, Karla Martin et Elizabeth Powers: Management et flux d’information. Harvard Business Review, Juin 2008