El reto de la transformación digital de las empresas

“¡Todo tiene que cambiar para que nada cambie! "; esta frase que hizo famosa el escritor italiano Giuseppe Tomasi di Lampedusa en su novela El guepardo (1959) adquiere hoy su pleno significado. Poco a poco, el mundo vuelve a funcionar, pero aún con las mismas preguntas básicas sin resolver: ¿Qué debo hacer? ¿Por qué lo hago y qué significado debo darle a mi trabajo para fortalecer mi ser? ¿Cómo afronto los retos que se me presentan, ya sea en un contexto económico y social post-COVID completamente nuevo o una transformación digital que parece imprescindible y a la que debo adaptarme?

La COVID ha arrojado luz sobre la crisis de conciencia que atraviesan nuestras sociedades pero toma un nuevo escenario, con nuevas reglas: seguimos trabajando desde casa ya que los departamentos de IT de nuestras empresas han hecho maravillas para mantenernos conectados, pero también a veces tomando el camino de la empresa con la pregunta central: "¿Y tú en qué grupo estás, el rojo o el azul, el A o el B?".

El problema es profundo y encuentra parte de su ilustración en lo que me decía un taxista en Barcelona, ​​con mucho sentido común, el pasado mes de julio: “Sabes que esto es raro. Tenemos mucho menos trabajo, todo está suspendido... debió haber sido así después de la guerra, ¡excepto que no tenemos nada que reconstruir! ". Tiene razón y no: Los períodos de posguerra (Guerra Civil para España de 1936 a 1939 y Segunda Guerra Mundial de 1939 a 1945 para el resto de Europa) fueron ciclos de muy fuerte crecimiento, principalmente impulsado por la reconstrucción física de los países. Basta repasar las imágenes de algunas ciudades europeas totalmente destruidas (Coventry, Essen, Dresde, Caen…) para darse cuenta del trabajo que quedaba por hacer para reconstruir un nuevo mundo, ciudades e infraestructuras. Excepto que aquí, el taxista de Barcelona enfatiza en un punto crucial: ¡no hay nada que reconstruir ya que nada está destruido! Sí, en apariencia, lo que, como todo el mundo sabe, a menudo es engañoso porque, si se examina más de cerca, la economía ha pasado a una nueva era: la de la digitalización de nuestras vidas y nuestro trabajo. ¿Es por nuestro bien? ¿La digitalización tendrá en cuenta criterios de desarrollo profesional, personal, social, ecológico y significativo?

De hecho, la digitalización de nuestra economía ya es visible, pero un poco como un iceberg, ¡es debajo donde pasa todo! Miremos más de cerca.

1- ¡La parte visible del iceberg no te hace soñar!

¡Parece que estamos llegando al final de cierto modelo de negocio! Aquel del que todavía vemos la recomendación de siempre tiene como finalidad la maximización de los resultados y su corolario de efectos secundarios: (fuente 1)

• Agotamiento del capital humano con síntomas de falta de reconocimiento y significado que conduce al boom de las 3 B's: burn-out, bore-out, brown-out
• Agotamiento de los recursos del planeta: el “overshoot day” el año pasado fue el 29 de julio de 2019, casi 1,7 planetas para satisfacer nuestras necesidades de consumo
• Management “Top Down”, pocos trabajos de grupos para estimular la inteligencia colectiva y generar nuevas ideas
• Trabajar en silos debido a la sobreestructuración de las empresas, lo que impide tener una visión general de la acción común y el significado que llevan los equipos
• Inversión limitada en formación para ayudar a los equipos a prepararse para el mañana, para trabajar con herramientas digitales, modernas y conectadas.

Pero bajo este iceberg está en marcha una verdadera revolución: la de la digitalización de empresas y personas. Todo comenzó a principios del siglo XXI con la llegada de los teléfonos inteligentes y la creciente facilidad para acceder a la información a través de Internet y conexiones de alta velocidad:

• Solo tomó 10 años para que el 90% de la población estadounidense estuviera equipada con un teléfono inteligente, pero solo 5 años para que estuvieran         presentes en al menos una red social (Fuente 2)
• Desde el lanzamiento de Facebook en 2004 y en solo 12 años, ¡las redes sociales han conquistado el mundo! Algunas cifras clave para explicar este fenómeno (Fuente 3):
• El 50,4% de la población mundial tiene conexión a Internet.
• El 30% de los humanos se comunica regularmente en al menos 1 red social y el 87,3% de ellos usa el móvil para acceder a ella.

Las empresas han comenzado su digitalización invirtiendo principalmente en dos áreas principales:

• ERP: Disponer de un sistema de información eficiente para vincular las diferentes facetas del negocio: Comercial, logística, finanzas...
• Sitios de Internet: Para acceder al pujante mercado de ventas online. Algunos ejemplos de cifras del mercado online en España en 2019 (Fuente 4):
• Crecimiento de dos dígitos del mercado en línea durante más de 10 años
• 4 millones de españoles de 45 a 54 años compraron online al menos una vez en 2019. Las compras online se han vuelto muy populares entre todos los sectores de la población
• Los españoles que compran online generan una cesta media de 25 € a 100 € para el 72% y superior a 100 € para el 14% de ellos

Sin embargo, hay que reconocer que la COVID ha estado de acuerdo con la fórmula “un mal por un bien”, ya que efectivamente provocó una aceleración fantástica de la digitalización de nuestras sociedades en su conjunto como principal marcador al trabajo remoto, que ha estallado totalmente y está cambiando la relación misma de la relación ser humano / actividad profesional. Las empresas se ven obligadas a invertir en programas conectados que permitan el trabajo en grupo (tipo Sales Force o Efficy; sistema de videoconferencia como Zoom, Teams, etc.) para satisfacer las nuevas expectativas de sus empleados y recuperar competitividad en el mundo VICA de hoy.

2- Los 5 puntos clave para una transformación digital exitosa de su empresa:

Sin embargo, la primera reflexión del Director General debe relacionarse con el propósito de esta transformación: no se trata de digitalizar la empresa para promover el acceso a la información desde cualquier lugar (Los ERP están ahí para eso), sino para transformarla en profundidad para adaptarla a los tiempos modernos en términos de competitividad y enfrentar los desafíos que plantea la llegada de una nueva generación de empleados... los millennials:

• Trabajar conforme a más flexibilidad y agilidad en el acceso a la información
• Trabajar conforme a más interacción entre los equipos para crear juntos valor para la empresa y ya no por departamento (silo) o con una gestión top-down demasiada intervencionista
• Trabajar dejando más espacio para la toma de riesgos individual y el deseo de realización personal en cada empleado
• Trabajar encontrando sentido y placer

En un artículo publicado en agosto de 2019 (fuente 5), McKinsey arroja luz sobre los cinco puntos clave a los que debe responder la transformación digital:

Punto clave n.º 1: Identificar y definir los puntos de fricción que corregir

¿Cómo se llega hasta aquí? La inversión Digital a través de programas sofisticados y conectados no debe reducirse ante todo a la instalación de una herramienta informática más eficiente. Por el contrario, la primera tarea es establecer un diagnóstico claro de la empresa:

• Hacer que un grupo de la empresa reflexione sobre sus fortalezas a través de reuniones grupales animadas según los principios de exploración apreciativa con el proceso 5D (Define / Discover / Dream / Design / Deliver)
• Resaltar los puntos de fricción que se desea corregir, sabiendo que deben estar vinculados a la visión, a los valores de la empresa y no solo a la consecución de un resultado cuantificado; el resultado, el cuánto, es solo el resultado de la cultura de la empresa, el cómo.
• Una vez definidas las fortalezas y fricciones, esto nos dará en parte la hoja de ruta para la parametrización del programa digital.

Punto clave n.º 2: Desarrollar una herramienta digital que promueva el trabajo en equipo y la inteligencia colectiva.

¿Cómo se llega hasta aquí? Recientemente, tuvimos una discusión en profundidad con uno de mis clientes sobre la necesidad de hacer que los diferentes departamentos trabajen más juntos, para tener esta famosa visión de 360º y no solo quedarse fijo en su rol, en su competencia. Todos coinciden en que "el resultado de la inteligencia colectiva es siempre mucho mayor que la suma del resultado de sus individualidades", pero entonces, ¿por qué es tan difícil de implementar? En parte, reteniendo información debido a la cultura de trabajar en silos, por la pérdida de significado.

Gary Nielson, Karla Martin y Elizabeth Powers, especialistas en gestión y gestión de flujos de información, realizaron un estudio (fuente 6) que corrobora la importancia del acceso a la información en el éxito de una empresa. Destacaron 4 fortalezas relativas para mejorar los resultados de una estrategia comercial (calificación sobre 100):

• Acceso a la información: 54
• Derecho de decisión: 50
• Motivación: 26
• Estructura: 25

¡Buenas noticias! Los nuevos programas digitales dan un lugar privilegiado al intercambio de información entre los diferentes departamentos y así facilitan la organización del trabajo colectivo y el derecho a la toma de decisiones a través de aplicaciones para acceder y compartir datos, videoconferencias, etc. pero para que esto funcione, la herramienta debe estar configurada correctamente:

• Reunión con los distintos responsables de departamento para definir todas las posibles interacciones a poner en marcha para desarrollar con éxito la estrategia y visión de la empresa
• Definir la información exacta que se debe compartir. ¡Demasiada información mata la información y la no suficiente no resuelve nada! Encontrar el equilibrio adecuado es delicado pero necesario para que la herramienta digital se utilice de forma eficaz
• Definir el nivel de acceso a la información y la toma de decisiones de cada empleado

Punto clave n. ° 3: Reorganizar los equipos para ganar agilidad y formarlos en estas nuevas herramientas Digitales

¿Cómo se llega hasta aquí? Establecer un programa digital exitoso por sí solo no es suficiente para transformar el negocio y hacerlo más competitivo. Para lograrlo, será necesario ajustar las estructuras con el fin de fortalecer la agilidad y flexibilidad que requieren los nuevos empleados, facilitando la transformación digital, como hemos visto anteriormente, el acceso a la información y la toma de decisiones. Partiendo de este punto, la empresa ya no necesita tanta sobreestructura, sino la "estructura correcta y adecuada" para desarrollar el trabajo en equipo y entre departamentos:

• Reflexión con los directores de departamento, RR.HH. y la Dirección General sobre una estructura simplificada ideal para aprovechar al máximo las capacidades de análisis e intercambio que permite la digitalización.

Punto clave n.º 4: Identificar las verdaderas fuentes de creación de valor para la empresa

¿Cómo se llega hasta aquí? Este es uno de los puntos más importantes que tener en cuenta porque la inversión en este tipo de herramienta Digital muy potente, moderna, conectada y configurable suele ser importante para el emprendedor. Por lo tanto, el retorno de la inversión (ROI) es crucial y puede ser rápido si los equipos han identificado correctamente las principales fuentes de creación de valor. Algunas preguntas cruciales que debemos tener en cuenta:

• ¿Cartera de productos y mercados que se desea desarrollar como prioridad? ¿Cuánto margen adicional podría generar esto?
• ¿Cuáles son los indicadores claves (KPI) para medir objetivamente el éxito de la implementación de acciones?
• ¿Cómo ha permitido la digitalización de la empresa ahorrar dinero y generar valor?

Punto clave n.º 5: Comprobar que la conexión entre departamentos esté correctamente configurada para desbloquear situaciones.

¿Cómo se llega hasta aquí? La transformación digital de una empresa es solo una herramienta al servicio de una visión, un posicionamiento, una estrategia, una cultura de trabajo y altos estándares. El punto n.º 5 destaca la responsabilidad de los directivos de coordinarse bien entre sí, de estar en la combinación adecuada (Ver mi blog de septiembre de 2020 sobre estrategia corporativa). Más que nunca, trabajar en equipo en proyectos debe aportar sentido y energía, que precisamente son estos programas los que lo facilitan. 

3- ¿Y qué ganamos con esta transformación digital?

Si creemos que el mundo del mañana será diferente y mejor, entonces debemos desarrollar herramientas modernas que traerán y apoyarán esta transformación. De modo que la parte oculta del iceberg... es en definitiva la que emerge y la que se ve con claridad.

Las empresas que ya se han lanzado a invertir en transformación digital están obteniendo una ventaja competitiva sobre la competencia. Bien asesoradas y seguidas durante el desarrollo, implementación y capacitación de sus equipos en estas nuevas herramientas, sus equipos trabajan mejor, con más eficiencia, tienen análisis de resultados más rápido, intercambio de mejores prácticas más transparente y útil. La fuerza de lo digital es su poder de convocatoria, flexibilidad en su uso, su visión 360º de la empresa. Todos tienen acceso a la información, al igual que en las redes sociales, lo que naturalmente crea más interacciones entre los empleados. Depende de los directivos monitorizar y supervisar esta energía positiva, este deseo de alcanzar la autorrealización con sentido y exigencia. La transformación digital es también vector de pasión, emoción y ganas de realizarse.

Pero hay una trampa que evitar: ¡la de querer digitalizarlo todo! A priori, el trabajo a distancia conectado desde casa resuelve muchos problemas especialmente en tiempos de pandemia y parece una solución ideal. Pero ya podemos ver el lado oscuro..., el de la falta paulatina de socialización de los empleados, del retraimiento en uno mismo. La presencia recupera entonces todo su sentido y fuerza: la de crear un vínculo humano, en torno a un café, una reunión de grupo de trabajo con el fin de promover la creatividad, el espíritu de equipo y el trabajo en equipo a través del intercambio. Depende de la empresa encontrar el justo equilibrio..., la correcta "hibridación" entre digital y presencial para conseguir una solución innovadora, diferente y siempre manteniendo lo esencial: la marca, su significado y sus valores.

"Para mejorar hay que cambiar. Por lo tanto, para ser perfecto, debes cambiar a menudo” Winston Churchill

Muchas gracias por vuestra atención.

Hasta pronto,

Pierre

Fuentes:

1. Los 3 B: https://moodwork.co/blog/well-being/boreout-brownout/; Overshoot day: overshootday.org
2. Datos población US en movíl : Estudio Asymco
3. Datos Internet y RRSS: blogdumoderateur.com/50-chiffres-medias-sociaux-2016
4. Estadisticas negocio Online en España en el 2020: https://es.statista.com/estadisticas/496422/ventas-del-comercio-electronico-b2c-en-espana
5. McKinsey & Company: Decoding digital transformation in construction; August 20, 2019
6. Gary Neilson, Karla Martin et Elizabeth Powers: Management and information flow; Harvard Business Review; June 2008